Levar até o Fim
Onde o plano vira trabalho com nome, prazo e responsável: a carteira, a tarefa por dentro, o caminho crítico, a agenda e o Gestor de Projetos. Cada tela, o que ela decide e o erro que quase todo mundo comete.
Três coisas que valem para todas as telas
A execução é amarrada à estratégia — de propósito
Um projeto do tipo Projeto só salva se declarar ao menos um objetivo do mapa que ele sustenta e ao menos um Key Result que ele move. É essa amarração que faz o mapa e o Painel BSC responderem se a estratégia está de fato andando — sem ela, a execução e o planejamento viram duas listas que nunca se olham.
O recurso escasso é a capacidade das pessoas, não o dinheiro
Toda tarefa tem um responsável, e o sistema mede quanto cada pessoa está entregando no prazo. Quando duas iniciativas disputam a mesma pessoa, é o calendário dela que decide o que é possível — não o orçamento.
"O que é meu" vem antes de "quem está me devendo"
A porta de entrada da execução mostra primeiro as suas tarefas e só depois, para quem conduz projeto, a cobrança dos outros. A ordem é deliberada: quem cobra sem entregar perde autoridade rápido.
O que está acontecendo
A porta de entrada de quem executa. Responde três perguntas, nesta ordem: o que está no meu nome, quem está devendo o quê nos projetos que eu conduzo, e como anda a carteira.
O que é meu
Suas tarefas, com o prazo dito em palavras — "vence hoje", "atrasada há 3 dias", "faltam 5 dias" — e a qual objetivo cada uma serve. Esse "por que estou fazendo isso" é o que faz alguém abrir o sistema de novo amanhã.
Quem está devendo o quê
Só aparece para quem conduz algum projeto. Para cada pessoa: quantas tarefas, quantas concluídas, quantas atrasadas agora, e uma confiabilidade — a fração do que ela se comprometeu a entregar e entregou no prazo, ponderada por peso.
Tarefa cujo prazo ainda não chegou fica fora da conta. Dez entregas marcadas para o mês que vem não derrubam a confiabilidade de quem acabou de entrar — e quem nunca teve um compromisso vencido aparece sem farol, não com zero. Zero seria acusação sem base.
Projetos e planos de ação
A carteira de execução, num quadro. Cada iniciativa declara o que sustenta na estratégia, quem responde por ela, e o tamanho da aposta — e as tarefas andam pelas colunas do quadro.
Projeto ou plano de ação?
| Tipo | Quando usar |
|---|---|
| Projeto | Tem marcos, dependências e cronograma. Use quando a ordem das etapas importa. Exige amarração com objetivo e Key Result. |
| Plano de ação | 5W2H clássico — o quê, por quê, onde, como, quanto. Use para ação direta e curta. A amarração com o mapa é opcional. |
Os campos do projeto
Situação vai de "não iniciado" a "concluído", com "parado" e "cancelado". Projeto cancelado sai das contas de carteira e de risco.
Responder pelo projeto exige poder editá-lo — a lista traz só diretores e gestores. O sponsor é quem banca politicamente; o responsável é quem conduz e é cobrado. Nas tarefas, a lista de responsáveis é a empresa inteira.
Quanto o projeto pode consumir. Alimenta o perfil de risco da carteira.
Pequena, média ou grande; dá para voltar atrás, ou não dá para desfazer. É o que a tela de Riscos lê para dizer quanto da carteira é grande e sem volta ao mesmo tempo — a combinação que quebra empresa.
Num Projeto, os dois são obrigatórios — o botão de salvar fica travado até você marcar pelo menos um de cada. Se ainda não existem objetivos ou KRs, cadastre em Estratégia primeiro, ou mude o tipo para Plano de ação.
A saúde de um projeto
Duas linhas: planejado (quanto do projeto já deveria estar pronto a esta altura, pelas datas) e real (quanto está pronto de fato, ponderado pelo peso das tarefas). A diferença entre as duas dá o farol.
Ações isoladas
Tarefas sem projeto — a troca de um contrato, um ajuste pontual. Ficam numa lista à parte, fora da conta de "quantas iniciativas temos", que é como deve ser.
- Todo Projeto (não Plano de ação) tem objetivo e Key Result amarrados.
- Cada projeto tem responsável — alguém que responde pela próxima data.
- Nenhum projeto ativo está sem tarefa há semanas.
- Tamanho da aposta e reversibilidade estão preenchidos — a tela de Riscos depende deles.
A tarefa por dentro
Clicando numa tarefa, abre o painel: os campos 5W2H, o andamento, quem está nela e em que papel, e a linha do tempo de tudo que aconteceu com ela.
Os campos — 5W2H
| Campo | O que é |
|---|---|
| O quê | O nome da tarefa, no verbo. |
| Quem | O responsável — um só, quem responde pela entrega. |
| Quando | Início e prazo. Mudar o prazo depois de salvo conta como replanejamento. |
| Por quê · Onde · Como · Quanto | O resto do 5W2H. "Quanto" é o custo em reais, quando houver. |
Quanto essa tarefa vale no cálculo de progresso do projeto. Padrão 1. Uma entrega grande com peso 7 não é empatada por três tarefinhas de peso 1 — é o que impede fatiar trabalho em pedacinhos para inflar o percentual.
Marco é data, não progresso: uma entrega, uma aprovação, um aceite. Não tem "50% de um marco" — ou aconteceu na data, ou atrasou.
As colunas do quadro
| Coluna | O que significa |
|---|---|
| Represado | Combinado, ainda não começado. Separa "vamos fazer" de "estamos fazendo". |
| A fazer | Próximo da fila. |
| Fazendo | Em andamento agora. Tem limite de WIP (5) — passar disso é sinal de gente espalhada demais. |
| Em validação | Pronta, esperando alguém aprovar. Sem esta coluna, quem executou parece que está enrolando. |
| Concluído | Aceita e fechada. |
Quem está na tarefa
| Papel | O que faz |
|---|---|
| Decide | Aprova, tira dúvida, destrava. Não executa. |
| Participa | Põe a mão na tarefa junto com o responsável. |
| Acompanha | Só lê. Nunca entra na cobrança. |
Todo evento da tarefa em ordem: mudou de coluna, avançou o percentual, empurrou o prazo, entrou gente, virou comentário. "Prazo empurrado 3×" aparece no topo do painel — é o número que a planilha esconde.
Toda vez que o prazo de uma tarefa é adiado, o sistema conta. Uma tarefa "no prazo" que já foi replanejada quatro vezes não está no prazo — está com o plano correndo atrás dela. O cronograma (capítulo 4) mede esse escorregamento contra a data original, não a de hoje.
Cronograma e caminho crítico
O Gantt de um projeto, com o caminho crítico em destaque: as tarefas que não têm folga. Atrasar qualquer uma delas atrasa o projeto inteiro, e é nelas que a atenção rende.
Os quatro números do topo
| Número | O que diz |
|---|---|
| Tarefas sem folga | Quantas estão no caminho crítico. Se são quase todas, o projeto não tem margem de manobra. |
| Duração planejada | Do início da primeira ao fim da última, como está no plano hoje. |
| Mínimo pelas dependências | O mais rápido que o projeto poderia terminar respeitando a ordem das tarefas. A diferença para a planejada é a folga do plano. |
| Progresso | Quanto já está pronto. |
Uma tarefa marcada para começar antes de a antecessora terminar. A planilha aceita sem reclamar; aqui a seta fica em vinho e a tela conta quantas são. É o erro de planejamento mais comum e o mais fácil de não enxergar.
Agenda
As tarefas pela data de entrega. Responde "o que eu tenho de entregar" — não "quanto tempo isso ocupa", que é o cronograma. Vem mensal, semanal e diária.
As quatro cores
| Cor | Estado |
|---|---|
| Vinho | Vencida — passou do prazo e não terminou. |
| Bronze | Vence hoje — o estado mais acionável do dia. |
| Roxo | No prazo — tem data à frente. |
| Verde | Concluída. |
Por vencimento, cada tarefa aparece só no dia em que vence. Por duração, ela ocupa todos os dias do intervalo — útil para enxergar carga, não prazo.
Filtro entre as suas tarefas e as de todo mundo com entrega na janela.
O Gestor de Projetos
O especialista de execução da equipe de agentes. O mais prático dos cinco, alérgico a vago. Ele lê o caminho crítico e cobra a próxima data.
O que ele olha, e o que ele não faz
Projetos, tarefas, responsáveis, dependências, caminho crítico, Key Results sem tarefa, tarefa solta. Ele repara em prazo que escorrega, em marco atrasado, em Key Result que ninguém está tocando.
Como todos os agentes: orienta, não faz — não move tarefa, não muda prazo, não fecha projeto. Ele aponta o que está escorregando e devolve a decisão para você.